Ronic · Telefonassistenzen
Tausend Anrufe auf einmal. Jede Sprache. Genau dann, wenn es darauf ankommt.
Sie nimmt die Anrufe an, die Ihr Team nicht schafft, und macht die, zu denen es nie kommt – in der Muttersprache der Anrufenden, zu jeder Uhrzeit, so viele gleichzeitig wie nötig.
Gemacht für Unternehmen, deren Geschäft am Telefon läuft – wo die Arbeit aus Anrufen, Nachrichten und E-Mails besteht und am Ende ein Dokument steht: ein Reiseplan, eine Police, ein Kredit, ein Auftrag. Die Assistenz übernimmt die Koordination. Das Dokument wird fertig.
Ihr Geschäft läuft über das Telefon. Jetzt läuft das Telefon von selbst – und der Reiseplan, die Police oder der Kredit werden trotzdem fertig.
Jeder Anruf beim ersten Klingeln angenommen – nach Feierabend, bei Überlastung oder wenn niemand am Platz ist.
Drei Leitungen klingeln gleichzeitig und Ihre beste Kraft ist mitten in einer Buchung. Der Anrufer um 19 Uhr landet auf der Mailbox und bucht bei dem, der rangeht. Der Empfang verbringt den Tag mit denselben sechs Fragen, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.
Jetzt: Jeder Anruf wird beim ersten Klingeln angenommen. Sie übernimmt die Buchung, beantwortet die sechs Fragen, leitet Anrufende weiter, die einen Menschen brauchen, nimmt Nachrichten als Zusammenfassung auf – und legt bei Spam auf.
Das sind die eingehenden Anrufe. Die andere Hälfte sind die ausgehenden – an die Menschen, die von Ihnen hören wollten.
Tausend Anrufe auf einmal. Früher brauchten Sie dafür tausend Leute.
Um alle innerhalb einer Stunde zu erreichen, brauchten Sie das entsprechende Personal. Oder Sie haben die Liste abtelefoniert, während der Moment verstrich: Die Auktion endete, der stornierte Platz verfiel, der Rückruf erreichte bis Freitag nur die halbe Liste.
Jetzt: Eine Assistenz ruft die ganze Liste an – Ihre Kunden, Ihre Warteliste, alle Interessierten – im selben Moment. Die Auktion läuft live. Die Stornierung ist in sechzig Sekunden neu besetzt. Alle erfahren es gleichzeitig.
Ein Anruf nach dem anderen war die härteste Grenze für einen Menschen. Die nächste ist, mit wem er sprechen kann.
Ihre Sprache – und sie können mitten im Satz wechseln.
Sie haben um die eine Person im Team herumgeplant, die Spanisch spricht. Sie haben den Anrufer verloren, der auf halbem Weg aufgegeben hat. Und der Kunde, der lieber Vietnamesisch spricht, wurde trotzdem in seiner Zweitsprache bedient.
Jetzt: Jeder Anrufer wird in seiner eigenen Sprache begrüßt. Und wenn er mitten im Gespräch in seine Muttersprache wechselt, wechselt die Assistenz mit. Kein Dienstplan. Kein zweites Büro.
Ihr Termin für morgen früh um 9:40 Uhr ist bestätigt.
Dieselbe Assistenz, derselbe Anruf – tippen Sie auf eine Sprache.
Dann ist da noch das Timing – die Anrufe, die nur zählen, wenn sie im richtigen Moment stattfinden.
Die Bestätigung, die nie untergeht. Der Rückruf, der in Sekunden erfolgt. Der Kunde, den niemand auf dem Schirm hatte.
Die Bestätigung am Vortag hatte nur jemand im Kopf – und sie ging unter, sobald viel los war. Einmal geplant, geht sie jetzt jedes Mal raus, für immer.
Eine Zahlung schlägt fehl. Ein Warenkorb bleibt liegen. Ein Interessent schickt das Formular ab. Die Assistenz wählt in Sekunden – nicht erst morgen, wenn jemand Zeit hat und der Moment vorbei ist.
Die Verlängerung, die stillschweigend ausläuft. Das Visum, bei dem niemand nachgehakt hat. Die Anfrage von vor drei Monaten. Sie ruft Ihre eigenen Kunden zurück – an dem Tag, an dem es zählt, nicht eine Woche später.
Und der größte Unterschied ist nicht, wann sie anruft. Sondern was sie erledigt, während sie spricht.
Sie prüft den echten Preis, während sie spricht – und trägt den Reiseplan in Ihr System ein, bevor sie auflegt.
Ein Mensch setzt den Anrufer in die Warteschleife, um nachzusehen, notiert das Ergebnis und tippt es später ins System – oder auch nicht. „Ich prüfe das und rufe zurück“ ist der Tod vieler Buchungen.
Jetzt: Mitten im Satz prüft sie die Live-Verfügbarkeit und Ihre echten Preise. Sagt der Anrufer ja, trägt sie den Reiseplan, das Angebot oder die Vertragsänderung in Ihr System ein – und legt erst auf, wenn die Arbeit erledigt ist.
„Können wir die Bali-Reise auf den 14. verschieben?“
Ein ganz normaler Anruf unter Ihrer Nummer.
Live-Verfügbarkeit · der echte Preis · die Buchung, die geändert wird
Mitten im Satz aus Ihren Systemen abgelesen. Keine Warteschleife. Kein „Ich rufe Sie zurück.“
Reiseplan v2 gesendet · Buchung in Ihrem System aktualisiert
Keine Notiz, die später jemand abtippen muss. Die Arbeit ist erledigt.
Zahlen Sie für Gesprächsminuten. Nicht für Personalmonate.
Stellen Sie für Spitzenzeiten ein, zahlen Sie für leere Stühle. Stellen Sie für den Durchschnitt ein, gehen bei Andrang Anrufe verloren. Vor der Saison einstellen, danach entlassen.
Die Kapazität der Assistenz passt sich von selbst an Spitzen an und fährt wieder auf null zurück. Sie zahlen nur für die Minuten, in denen sie telefoniert – der Druck, ein Telefonteam zu führen, verschwindet einfach.
Sie arbeitet mit dem, was Sie bereits nutzen.
Ihr Buchungssystem, Ihr CRM, Ihre Vertragsverwaltung, Ihre Kreditsoftware – die Assistenz liest daraus, während sie spricht, und trägt die Daten ein, wenn sie fertig ist. Ihre Tools bleiben. Die Telefonarbeit übernimmt die Assistenz.
Ein automatischer Anruf erreicht tausend Menschen und merkt sich keinen einzigen. Diese Assistenz kennt Ihren Namen, Ihre letzte Buchung und Ihre Sprache – und führt trotzdem tausend Gespräche gleichzeitig.
Sie sagt nur, was stimmt
Preise, Vertragsklauseln, freie Plätze – sie liest alles live aus Ihren Systemen. Wenn Ihre Daten die Antwort nicht hergeben, sagt sie das und übergibt den Anruf an einen Menschen. Sie erfindet keine Zahlen.
Unterbrechen Sie sie – sie hält inne
Sprechen Sie dazwischen und sie lässt Ihnen den Vortritt, genau wie ein Mensch. Sie hört zu, beantwortet die eigentliche Frage und nimmt den Faden dort wieder auf, wo Sie ihn unterbrochen haben.
Sie kennt den Anrufer – und wird immer besser
Sie beginnt jeden Anruf mit dem Wissen um die letzte Buchung und das letzte Gespräch, egal ob per Telefon oder Nachricht. Jeder beendete Anruf macht den nächsten noch präziser. Eine gewöhnliche Assistenz fängt bei jedem Anruf bei null an. Ihre lernt Ihr Geschäft seit dem allerersten Gespräch.
Und sie weiß, wann ein Anruf einen Menschen braucht.
Die heikle Vertragsverlängerung, der Trauerfall, der VIP – sie gibt diese Anrufe samt kompletter Historie weiter, damit Ihr Kunde sich nie wiederholen muss. Sie hört, wenn ein Anrufer aufgebracht ist; genau dann holt sie jemanden dazu. Und wenn niemand abnehmen kann, meldet sie sich wieder beim Anrufer, damit nichts ins Leere läuft.
Gemacht für Anrufe, die festen Regeln folgen.
Sie sagt den Leuten zu Beginn des Anrufs, dass sie eine KI ist. Sie erfasst Kartendaten und Ausweisdokumente über sichere Prozesse – anstatt sie sich laut diktieren zu lassen. Und sie befolgt die Regeln für ihre Arbeit, bis hin zum exakten Wortlaut, der bei einem Inkasso-Anruf vorgeschrieben ist.
Hinweise und Inkasso-Skripte werden vor jedem Einsatz juristisch geprüft.
Wenn die Arbeit aus Koordination besteht und das Ergebnis ein Dokument ist.
Die Unternehmen, die am meisten profitieren, leben am Telefon, im Chat und im Posteingang – sie jagen der Antwort, dem Formular, der Bestätigung hinterher – und beenden jeden Auftrag mit einem Dokument. Genau diese Koordination übernimmt die Assistenz.
Reisebüro → Reiseplan
Die Reise lebt in vierzig Nachrichten. Der Reiseplan wird nie verschickt.
Daten, Zimmer, eine Flugänderung, „können wir einen Tag dranhängen“ – verstreut über Anrufe und Chats, während Sie bei einem anderen Kunden sind.
Die Kernaufgabe
Die Flugumbuchung. Die Airline verschiebt den Flug; die Assistenz ruft das Hotel an, prüft den Transfer, hält Rücksprache mit der Familie – und verschickt den Reiseplan noch in derselben Stunde.
Versicherungsmakler → Police
Der Nachweis für Freitag 16 Uhr. Die Verlängerung, die unbemerkt ausläuft. Das unterschriebene Formular, dem niemand nachgegangen ist.
Das Angebot steht; der Abschluss wartet auf eine Unterschrift, die Daten eines Begünstigten, einen Scan, für den niemand Zeit hatte.
Die Kernaufgabe
Der Nachweis für Freitag 16 Uhr. Die Anfrage landet um 15:40 Uhr; die Assistenz sammelt das Fehlende ein, bestätigt die Details, und der Nachweis geht raus, bevor das Büro schließt – während die Verlängerungsliste im Hintergrund abtelefoniert wird.
Kreditvermittler → abgeschlossene Akte
Der Kontakt zum Antragsteller schläft zwischen „vorab genehmigt“ und „abgeschlossen“ ein.
Es ist nie der eine günstigere Zins, der den Auftrag kostet – es ist die Stille, während die Dokumente eintröpfeln.
Die Kernaufgabe
Die eintröpfelnden Dokumente. Zwischen „vorab genehmigt“ und „abgeschlossen“ liegen ein Dutzend kleine Bitten – Gehaltsabrechnungen, der Ausweis eines Mitantragstellers, noch ein Kontoauszug. Die Assistenz sammelt sie Anruf für Anruf ein, in der Sprache des Kreditnehmers, bis die Akte vollständig ist.
Visum & Einwanderung → Visum
Der Termin, die Checkliste, das Nachfassen – alles per Telefon, alles von Hand.
Jeder Antragsteller bedeutet ein Dutzend kleine Handgriffe für einen überlasteten Koordinator.
Die Kernaufgabe
Die Termin-und-Checklisten-Runde. Sie bucht den Termin, liest die Checkliste Punkt für Punkt vor und jagt dem einen Dokument hinterher, das den Antrag aufhält, bis es in der Akte ist.
Diese vier Fälle sind am komplexesten. Aber jedes Geschäft um die Ecke hat dasselbe Telefonproblem.
Die Läden, die übers Telefon laufen.
Blumenladen
Die drei Tage vor dem Valentinstag bringen hundert Bestell-Anrufe. Jeder wird beantwortet, jede Bestellung notiert – während Ihre Hände bei den Rosen bleiben.
Bäckerei
Größe, Füllung, die Aufschrift Buchstabe für Buchstabe durchgegeben, Abholung Samstagmittag – der Anruf für die individuelle Torte, exakt entgegengenommen und in den Bestellschein eingetragen.
Salon & Spa
Die Absage um 9 Uhr wird von der Warteliste gefüllt, bevor der Stuhl kalt wird. Jeder Termin für morgen ist schon heute Abend bestätigt.
Tierpflege
Die Impferinnerung, die pünktlich rausgeht. Die Buchung für die Tierpension, die der fehlenden Tierarztakte hinterherläuft, bis sie vorliegt.
Reiseberater
Das „Können wir einen Tag dranhängen?“ um 18 Uhr wird beantwortet, mit aktuellen Preisen abgeglichen und bis 18:15 Uhr in den Reiseplan eingebaut.
Immobilienmakler
Jeder Anruf zum Exposé wird beantwortet, während Sie mitten in einer Besichtigung stecken. Die Anwesenheitsliste vom Tag der offenen Tür wird noch am selben Abend abtelefoniert – komplett, nicht nur das erste Dutzend Namen.
Alles, wofür sie ans Telefon geht.
Die Beispiele oben sind ihre Stärke. Die Liste ist länger – finden Sie Ihre Aufgabe darin.
Empfang & Anrufannahme
- Abdeckung nach Feierabend und bei Überlastung, jeden Tag
- Begrüßen, FAQs beantworten, an die richtige Person weiterleiten
- VIP-Anrufer werden erkannt und direkt durchgestellt
- Spam wird herausgefiltert, bevor es bei Ihnen klingelt
- Nachrichten, die als Zusammenfassung ankommen, nicht als Notizzettel
Terminplanung & Buchungen
- Buchen, verschieben, absagen – direkt im Live-Kalender
- Nachrücken von der Warteliste in der Minute, in der ein Termin frei wird
- Einschätzung von Notfällen und taggleichen Anfragen
- Die richtige Person wird nach Fähigkeit und Ort eingeteilt
- Erinnerungen und Bestätigungen, mit SMS, falls ein Anruf abbricht
Ausgehende Anrufe mit Einwilligung
- Verlängerungs- und Rückrufrunden für Ihre eigenen Kunden
- Inaktive Kunden werden reaktiviert
- Langfristige Pflege, warm weitergeleitet, wenn sie bereit sind
- Auffüllen von Absagen, Wartelisten und Events
- Nachfragen nach dem Kauf
Der Moment, in dem etwas passiert
- Der gerade eingereichte Lead, in Sekunden angerufen
- Abgebrochene Käufe und fehlgeschlagene Zahlungen gerettet
- Welle von Störungen – alle schnell umgebucht
- Betrug bestätigt, bevor das Geld fließt
Bestellungen & Transaktionen
- Komplette Bestellannahme in ein sauberes Ticket
- Reservierungen mit Anzahlung
- Kartenzahlungen sicher mitten im Anruf erfasst
- Anfrageaufnahme, die in einem kalkulierbaren Angebot endet
Vertrieb & Kundenbindung
- Qualifizierung, dann eine warme Weiterleitung an Ihren Verkäufer
- Vorab qualifizieren, bevor Sie einen Wagen losschicken
- Der rettende Anruf, wenn ein Kunde abwandert
Schadensfälle, Service & Inkasso
- Schadensmeldung, Tag und Nacht
- Verlängerungen, Bescheinigungen, Vertragsänderungen
- Ratenpläne und Zahlungszusagen – jedes Mal mit den vorgeschriebenen Hinweisen
- Kreditbetreuung und Dokumentenbeschaffung
Unternehmensübergreifende Abstimmung
- Anrufe in den Telefonmenüs anderer Firmen, in Ihrem Auftrag
- Frachtabfragen und Sendungsverfolgung
- Die fehlende Unterschrift, der Scan oder das Detail – wir haken nach, bis die Akte zu ist. Unser Spezialgebiet.
Identität & Vertrauen
- Verifiziert den Anrufer, bevor es ums Konto geht
- Kartendaten und Ausweisdokumente sicher im Gesprächsverlauf erfasst
- Falsch verbundene Anrufe werden erkannt und beendet
Anrufqualität & Einblicke
- Jeder Anruf bewertet, verschlagwortet und durchsuchbar
- Die Gründe für Anrufe, jede Woche neu aufbereitet
- Was Ihre besten Anrufe anders machen
Medizinische Anrufe
- Dokumentation, Triage, Nachsorge – ein echter Markt, aber nicht unser Fokus.
Wie es in der Praxis aussieht.
Beispielgeschichten – zur Veranschaulichung. Echte Fallstudien ersetzen sie, sobald sie vorliegen.
Wie ein Reisebüro den Umsatz steigerte, indem es Anrufe annahm, die früher ins Leere gingen
Reisen · Umsatzplus
Wie ein Fahrdienst die Disposition mit 80 % weniger Telefonpersonal abwickelte
Logistik · Kosten gesenkt
Die dritte Geschichte entsteht gerade in der Praxis.
Echte Berichte ersetzen die Beispiele, sobald sie vorliegen.
Reserviert für eine Geschichte mit echten Zahlen.
Das ist die Regel: Belegt, sonst wird es nicht veröffentlicht.
Kleine Unternehmen setzen heute schon Telefonassistenzen ein – und das sind die Zahlen, die sie damit erreichen. Darauf baut Ronic auf. Wir messen uns am selben Maßstab. Unter Ihrer Nummer, in der Sprache Ihrer Kunden.
12% → 100%
Ein kleiner Versicherungsmakler steigerte seine Annahmequote von 12 % auf 100 % – kein verpasster Anruf mehr.
87%
Bei einer Hotelgruppe wurden 87 % der Buchungsanrufe von Anfang bis Ende von der Assistenz abgewickelt – rund 3.000 Reservierungen im Monat.
−46%
Ein Privatkreditgeber senkte die Inkassokosten um 46 %, indem er Kunden in ihrer eigenen Sprache anrief – und das im großen Stil.
Veröffentlichte Ergebnisse aus dem Bereich der Telefonassistenzen, Kunden anonymisiert – die Erfolgsbilanz der Technologie, noch nicht die von Ronic. Unsere eigenen Zahlen ersetzen diese, sobald unsere Kunden live gehen.
Anrufe nach 18 Uhr landeten früher auf der Mailbox. Jetzt werden sie angenommen, während ich beim Abendessen sitze – und die neue Reiseroute ist schon im System, wenn ich den Laptop aufklappe. Ich lese sie beim Kaffee durch und drücke auf Senden.
Reisebüro-Inhaberin · beispielhaft
Ein Anruf kommt rein. Das System aktualisiert sich.
Ein Anruf, von Anfang bis Ende – die Buchung aufgenommen, der Eintrag erstellt, die Bestätigung verschickt.
Sagt sie den Leuten, dass sie eine KI ist?
Ja – am Anfang jedes Anrufs. Das Gesetz schreibt es zunehmend vor. Und wer Ihre Vorgeschichte kennt und Ihre Sprache spricht, muss sich nicht verstellen.
Was bleibt menschlich?
Trauerfälle, heikle Verhandlungen, VIPs – und alle, die aufgewühlt klingen. Die Assistenz hört die Not heraus und übergibt den Anruf samt Vorgeschichte an einen Menschen. Wenn niemand abnehmen kann, meldet sie sich wieder beim Anrufer, damit der Faden nicht abreißt.
Welche Sprachen spricht sie?
Die des Anrufers. Englisch, Spanisch, Mandarin, Vietnamesisch – und all die Sprachen, für die man nur schwer Personal findet. Wenn ein Anrufer mitten im Satz die Sprache wechselt, wechselt sie mit.
Was kostet das?
Sie zahlen nur für die Minuten, in denen sie tatsächlich telefoniert – keine Gehälter, keine Arbeitsplätze, keine Nachtschichtzulagen. Wenn die Telefone stillstehen, kostet es nichts. In der Demo erstellen wir Ihnen ein genaues Angebot.
Lässt sie sich in mein System integrieren?
Sie liest und schreibt dort, wo Sie ohnehin arbeiten – Buchungssysteme, CRMs, Vertragsverwaltung, Kreditsoftware. Genau das ist der Punkt: Der Anruf endet mit einem aktualisierten System, nicht mit einem Post-it.
Wie schnell geht das live – und behalte ich meine Nummer?
In wenigen Tagen, nicht nach monatelanger Personalsuche – und ja, Ihre Nummer bleibt. Die meisten Unternehmen starten mit Anrufen nach Feierabend und verpassten Anrufen. Später weiten sie das auf Nachfassaktionen und Dokumentenabwicklung aus.
Starten Sie mit den Anrufen, die Sie verpassen.
Setzen Sie die Assistenz zuerst auf Ihrer meistgenutzten Leitung ein – nach Feierabend, bei Überlauf, für Nachfassaktionen, die sonst untergehen. Behalten Sie Ihre Nummer. Startklar in wenigen Tagen. Ohne Systemwechsel.
Sie möchten lieber erst sprechen? Sprechen Sie mit uns