Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie die Ronic Connect Android-Anwendung („Ronic Connect“, die „App“) auf Daten zugreift, diese erfasst, nutzt, teilt, aufbewahrt und schützt. Sie gilt für die Google Play-Anwendung mit dem Paketnamen ai.ronic.calluploader und für die von der App genutzten Ronic CRM-Dienste.

Ronic Connect zeichnet selbst keine Anrufe auf. Es verarbeitet Aufzeichnungen, die von einem kompatiblen Telefon oder einer App zur Anrufaufzeichnung erstellt wurden. Nachdem der Nutzer den Zugriff auf Musik und Audio gewährt hat, sucht die App anhand der Telefonmarke bestmöglich den passenden Ordner und gleicht ihn mit dem Medienindex von Android ab. Der Nutzer kann jederzeit einen anderen Ordner auswählen.

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Ronic Connect wird über das im Store-Eintrag der App angegebene Google Play-Entwicklerkonto veröffentlicht und unter dem Namen Ronic betrieben. Der Herausgeber ist für den Umgang der App mit Daten verantwortlich. Wenn ein Telefon mit einem Ronic CRM-Workspace verknüpft ist, ist die Organisation, die diesen Workspace kontrolliert, auch für die geschäftlichen Aufzeichnungen verantwortlich, die die App hochladen soll, sowie für die Bereitstellung aller Hinweise, Einwilligungen oder Rechtsgrundlagen, die für die Aufzeichnung von Anrufen erforderlich sind.

Daten, die Ronic Connect verarbeitet

Welche Daten verarbeitet werden, hängt von den aktivierten Funktionen und dem Inhalt des ausgewählten Ordners ab. Dazu können gehören:

• Anrufaufzeichnungen – Audiodateien, die in dem gemeinsam genutzten Ordner für Anrufaufzeichnungen gespeichert sind, den die App anhand der Telefonmarke ermittelt und über den Medienindex von Android abgleicht, oder in einem anderen Ordner, den der Nutzer explizit über die Ordnerauswahl von Android festlegt.
• Metadaten zum Anruf – die Telefonnummer der Gegenstelle, ob der Anruf ein- oder ausgehend war, Datum und Uhrzeit, Dauer, Dateiname, Dateityp, Dateigröße und eine Datei-Prüfsumme. Die Nummer und Richtung können vom Call-Screening-Dienst von Android bereitgestellt oder aus dem Dateinamen der Aufzeichnung ausgelesen werden, den Ihre Telefon- oder Aufzeichnungs-App erstellt hat.
• Kontaktkontext – wenn der Zugriff auf Kontakte erlaubt ist, kann die App den gespeicherten Anzeigenamen für die an einem Anruf beteiligte Nummer auslesen. Ihr Adressbuch wird nicht hochgeladen; nur der Name, der einer passenden Aufzeichnung zugeordnet ist, wird möglicherweise mit dieser Aufzeichnung übermittelt. Ein Anrufername kann auch vom verknüpften Ronic CRM-Workspace bereitgestellt werden.
• Geräte- und Verbindungsdaten – eine von der App generierte Gerätekennung, die Nummer dieses Telefons (nach Bestätigung durch den Nutzer), App-Version, Workspace- und Nutzerkennungen, Kopplungsstatus, Upload-Status sowie betriebliche Daten, die für eine zuverlässige Synchronisierung erforderlich sind. Die Nummer kann zunächst aus dem Profil des verknüpften CRM-Nutzers oder (bei entsprechender Berechtigung) von der SIM-Karte des Telefons vorgeschlagen werden; sie bleibt bearbeitbar und wird durch das Scannen eines QR-Codes nicht gespeichert.
• Authentifizierungsdaten – kurzlebige Kopplungsdetails und Gerätezugangsdaten, die verwendet werden, um das Telefon mit dem autorisierten Ronic CRM-Workspace zu verbinden.
• Benachrichtigungsdaten – ein Firebase-Installations- oder Registrierungs-Token sowie Routing-Daten für Benachrichtigungen, wenn CRM-Benachrichtigungen aktiviert sind.
• Support-Daten – Informationen, die Sie angeben, wenn Sie uns wegen Support, Datenschutzfragen oder einem Löschantrag kontaktieren.

Die aktuelle Google Play-Version fordert für die unten beschriebenen, begrenzten Zwecke Zugriff auf Musik und Audio, Telefonnummern und Kontakte sowie die Android-Rolle für Anrufüberprüfung/Anruferkennung an. Sie fordert keinen Zugriff auf das Anrufprotokoll des Systems, den genauen oder ungefähren Standort, die Werbekennung oder Zahlungsdaten an. Sie enthält keine Werbung von Drittanbietern.

Berechtigungen und Gerätezugriff

• Musik und Audio / Aufzeichnungsordner – wird verwendet, um Audio-Dateien von Anrufaufzeichnungen im geteilten Speicher zu finden, anzuzeigen, in die Warteschlange einzureihen und hochzuladen. Die App prognostiziert den vom Telefonhersteller erwarteten Pfad, noch bevor dieser Ordner existiert, und bestätigt oder korrigiert ihn, sobald Android eine Aufzeichnung in seinem Medienindex bereitstellt. Ein vom Nutzer ausgewählter Ordner hat Vorrang vor der automatischen Erkennung. Nur wenn der Nutzer „Nach Synchronisierung löschen“ aktiviert, darf die App versuchen, eine bestätigte Aufzeichnung zu löschen.
• Einrichtung der Anrufaufzeichnung – Ronic Connect fordert jeden Android-Nutzer auf, die automatische Aufzeichnung in der Telefon-App des Geräts zu aktivieren und dies nach einem Testanruf zu bestätigen. Android bietet keine Standardschnittstelle, über die die App diese vom Hersteller kontrollierte Einstellung auslesen oder ändern könnte. Verfügbarkeit und Menünamen variieren je nach Telefon, Mobilfunkanbieter und Region.
• Telefonnummer – wird nur verwendet, um bei der CRM-Verknüpfung einen bestmöglichen Vorschlag für die eigene Nummer dieses Telefons/dieser SIM-Karte zu machen. Android oder der Mobilfunkanbieter stellen möglicherweise keine oder eine ungenaue Nummer bereit. Die App zeigt den Vorschlag zur Korrektur an und speichert und sendet ihn erst, wenn der Nutzer auf „Nummer bestätigen und verknüpfen“ tippt.
• Rolle für Anrufüberprüfung/Anruferkennung – Android übermittelt zum Zeitpunkt des Anrufs die Telefonnummer und ob der Anruf ein- oder ausgeht. Ronic Connect blockiert keine Anrufe, weist sie nicht ab, schaltet sie nicht stumm und nimmt sie nicht an. Dieser Zugriff ist erforderlich, um Aufzeichnungen zuzuordnen, deren Dateinamen keine Nummer enthalten.
• Kontakte – ermöglicht es Android, Ereignisse zur Anrufüberprüfung für Anrufe mit gespeicherten Kontakten zu übermitteln, und erlaubt der App, den Anzeigenamen des zugeordneten Kontakts aufzulösen. Die App liest nicht das gesamte Adressbuch aus und lädt es auch nicht hoch.
• Kamera – wird nur verwendet, um einen QR-Code zur Verknüpfung mit Ronic CRM zu scannen. QR-Bilder werden auf dem Gerät verarbeitet und nicht als Fotos gespeichert oder als Kamerabilder hochgeladen.
• Benachrichtigungen – routinemäßige erfolgreiche Uploads und automatische Wiederholungsversuche erfolgen lautlos. Benachrichtigungen werden nur verwendet, wenn die Synchronisierung eine Aktion des Nutzers erfordert, sowie für Ronic CRM-Warnungen, sofern Sie diese zulassen. Android zeigt in Versionen für verwaltete Geräte möglicherweise separat einen vom System vorgeschriebenen Indikator für Vordergrunddienste an.
• Netzwerk und Hintergrundplanung – wird verwendet, um eine Verbindung zu Ronic CRM herzustellen, ausstehende Übertragungen erneut zu versuchen, Konfigurationen zu empfangen und geplante Aufgaben nach einem App- oder Geräteneustart fortzusetzen.

Wie wir Informationen verwenden

Wir verarbeiten die oben beschriebenen Informationen, um:

• Ein autorisiertes Telefon mit dem richtigen Ronic CRM-Arbeitsbereich und Nutzer zu verknüpfen.
• Neue Aufzeichnungen im automatisch erkannten oder vom Nutzer ausgewählten Ordner zu erkennen und eine lokale Upload-Warteschlange zu verwalten.
• Aufzeichnungen und zugehörige Anruf-Metadaten sicher in den verknüpften Arbeitsbereich hochzuladen.
• Eine Aufzeichnung dem entsprechenden CRM-Datensatz zuzuordnen und optionale CRM-Anruferinformationen bereitzustellen.
• Den Status ausstehender, abgeschlossener, übersprungener und fehlgeschlagener Synchronisierungen anzuzeigen und doppelte Uploads zu verhindern.
• Angeforderte CRM-Benachrichtigungen zuzustellen, die Konfiguration des Arbeitsbereichs anzuwenden, Zustellungsfehler zu diagnostizieren, den Dienst zu schützen und einem Gerät bei Bedarf den Zugriff zu entziehen.
• Auf Support-, Datenschutz-, Zugriffs-, Korrektur- und Löschanfragen zu reagieren und gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wann Informationen vom Telefon gesendet werden

Bevor ein Telefon verknüpft wird, können Aufzeichnungen erkannt und in der lokalen Warteschlange der App gehalten, aber nicht zu Ronic CRM hochgeladen werden. Nach der Verknüpfung sendet die App in der Warteschlange befindliche und neu erkannte Aufzeichnungen, die zugehörigen Metadaten und Geräteverbindungsinformationen an den autorisierten Arbeitsbereich. Die App kann auch ein Push-Benachrichtigungs-Token und den regelmäßigen Verbindungsstatus senden, damit die Synchronisierung und die CRM-Benachrichtigungen weiterhin funktionieren.

Die App lädt eine Aufzeichnung erst hoch, wenn die Nummer dieses Telefons, die echte Nummer der Gegenseite und die Richtung (eingehend oder ausgehend) vorliegen. Wenn diese Details nicht ermittelt werden können, etwa wenn ein Anrufer seine Nummer unterdrückt, verbleibt die Aufzeichnung ausstehend auf dem Telefon, anstatt als unbekannter Anrufer hochgeladen zu werden.

Wie Informationen weitergegeben werden

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden sie nicht für zielgerichtete Werbung.

Informationen dürfen nur offengelegt werden gegenüber:

• Der verknüpften Organisation – Aufzeichnungen und zugehörige Metadaten werden autorisierten Nutzern des bei der Verknüpfung ausgewählten Ronic CRM-Arbeitsbereichs zugänglich gemacht.
• Dienstleistern – Infrastruktur-, Speicher-, Sicherheits-, Support- und Benachrichtigungsanbietern, die Informationen verarbeiten, um Ronic Connect und Ronic CRM zu betreiben. Google Firebase Cloud Messaging wird für App-Benachrichtigungen und Installationsrouting verwendet.
• Empfängern aus rechtlichen und Sicherheitsgründen – wenn die Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist oder vernünftigerweise notwendig ist, um Nutzer zu schützen, Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle zu untersuchen oder gesetzliche Rechte zu wahren.
• Einem Rechtsnachfolger – wenn der Dienst oder relevante Vermögenswerte umstrukturiert, übertragen oder erworben werden, vorbehaltlich dieser Richtlinie und geltenden Rechts.

Rechtsgrundlage und Verantwortung für die Anrufaufzeichnung

Je nach Standort und Kontext können Informationen verarbeitet werden, um den vom Nutzer und seiner Organisation angeforderten Dienst bereitzustellen, mit Einwilligung, zur Wahrung berechtigter Sicherheits- und Betriebsinteressen oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Die Gesetze zur Anrufaufzeichnung variieren. Der Nutzer und die Organisation, die den verknüpften Arbeitsbereich kontrollieren, müssen sicherstellen, dass die Aufzeichnung rechtmäßig ist und jede erforderliche Einwilligung, Benachrichtigung oder sonstige Rechtsgrundlage vorliegt, bevor ein Anruf aufgezeichnet oder hochgeladen wird.

Speicherung, Aufbewahrung und lokale Löschung

• Auf dem Telefon – Aufzeichnungen verbleiben standardmäßig im geteilten Ordner der Telefon-App oder in dem vom Nutzer ausgewählten abweichenden Ordner. Ronic Connect speichert lokale Warteschlangen- und Synchronisierungsdaten für den Betrieb und zur Vermeidung von Duplikaten.
• Löschen nach Synchronisierung – diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Eine lokale Aufzeichnung wird erst gelöscht, wenn der Server den Empfang bestätigt, der Nutzer die Löschung aktiviert und die Konfiguration der verknüpften Organisation dies zulässt.
• In Ronic CRM – hochgeladene Aufzeichnungen und Metadaten werden aufbewahrt, solange die verknüpfte Organisation den Workspace unterhält oder die Datensätze für die hier beschriebenen Zwecke benötigt, vorbehaltlich der Aufbewahrungsentscheidungen der Organisation, vertraglicher Anforderungen und geltenden Rechts.
• Nach der Löschung – Informationen werden gelöscht oder anonymisiert, wenn sie nicht mehr benötigt werden, es sei denn, eine eingeschränkte Aufbewahrung ist zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, für die Sicherheit, zur Betrugsprävention, zur Streitbeilegung oder für routinemäßige Backup-Wiederherstellungen erforderlich.

Die Deinstallation von Ronic Connect entfernt App-gesteuerte Informationen vom Telefon, löscht jedoch weder Audiodaten im erkannten oder vom Nutzer ausgewählten Ordner noch Informationen, die bereits in Ronic CRM hochgeladen wurden. Das Trennen eines Geräts stoppt die authentifizierte Synchronisierung und entfernt seine lokalen Verbindungsdaten; es löscht CRM-Datensätze nicht automatisch.

Anfragen zur Datenlöschung

Um Auskunft, Berichtigung oder Löschung von Informationen im Zusammenhang mit Ronic Connect anzufordern, senden Sie eine E-Mail an sumeet@ronic.ai mit dem Betreff Ronic Connect Datenanfrage. Geben Sie den Namen des Workspaces, die Telefon- oder Gerätekennung (falls bekannt) und genügend Informationen an, damit wir die Anfrage prüfen können. Senden Sie keine Anrufaufzeichnung oder Gerätezugangsdaten per E-Mail.

Wir stimmen uns mit der verknüpften Organisation ab, wenn diese die entsprechenden CRM-Datensätze kontrolliert. Wir bitten möglicherweise um einen Identitäts- oder Berechtigungsnachweis und bewahren begrenzte Informationen auf, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder für die Sicherheit, Betrugsprävention oder Streitbeilegung erforderlich ist. Sie können auch einen Administrator Ihres verknüpften Ronic CRM-Workspaces bitten, Aufzeichnungen zu entfernen oder den Gerätezugriff zu widerrufen.

Sicherheit

Ronic Connect verwendet HTTPS/TLS für Daten bei der Übertragung, Android-Sicherheitskontrollen für lokal gespeicherte Zugangsdaten, authentifizierte Gerätekopplung, prüfsummenbasierte Upload-Verifizierung und Zugriffskontrollen innerhalb des verknüpften Workspaces. Wir setzen angemessene administrative und technische Schutzmaßnahmen ein, aber keine Übertragungs- oder Speichermethode ist garantiert absolut sicher.

Internationale Verarbeitung

Ronic Connect, die verknüpfte Organisation und Dienstleister können Informationen in anderen Ländern als dem des Nutzers verarbeiten. Soweit erforderlich, nutzen wir geeignete Schutzmaßnahmen für internationale Übermittlungen und wenden die in dieser Richtlinie beschriebenen Schutzvorkehrungen an.

Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten

• Erteilen oder widerrufen Sie den Zugriff auf Musik und Audio in den Android-Einstellungen. Sie können den automatisch erkannten OEM-Aufzeichnungsordner durch einen Ordner Ihrer Wahl ersetzen.
• Wählen Sie, ob Sie Benachrichtigungen und Kamerazugriff zulassen möchten.
• Erteilen oder widerrufen Sie den Zugriff auf Telefonnummer oder Kontakte sowie die Rolle für Anruffilter/Anrufer-ID in den Android-Einstellungen. Die Telefonnummer kann weiterhin manuell eingegeben und bestätigt werden. Ohne Zugriff auf die Anrufidentität bleiben Aufzeichnungen, deren Dateinamen weder eine echte Nummer der Gegenseite noch die Richtung enthalten, ausstehend und können nicht hochgeladen werden.
• Behalten Sie lokale Aufzeichnungen nach der Synchronisierung (Standard) oder aktivieren Sie die bestätigte Löschung, sofern zulässig.
• Trennen Sie das Gerät von Ronic CRM und bitten Sie den Workspace-Administrator, den Zugriff zu widerrufen.
• Fordern Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Übertragbarkeit an, legen Sie Widerspruch ein, sofern anwendbar, und widerrufen Sie Ihre Einwilligung, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.
• Beschweren Sie sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde, sofern dieses Recht besteht.

Datenschutz für Kinder

Ronic Connect ist eine Geschäftsanwendung für Erwachsene und richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erfassen über die App nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie glauben, dass Daten eines Kindes verarbeitet wurden, damit wir dies untersuchen und die Daten gegebenenfalls entfernen können.

Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie aktualisieren, wenn sich Ronic Connect ändert oder sich rechtliche Anforderungen weiterentwickeln. Das Datum unter „Zuletzt aktualisiert“ kennzeichnet die aktuelle Version. Wesentliche Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht und, sofern angemessen, in der App oder über die verknüpfte Organisation mitgeteilt.

Kontakt

Anfragen zu Datenschutz, Support und Löschung für Ronic Connect können gesendet werden an sumeet@ronic.ai. Die im Google Play-Eintrag von Ronic Connect angegebene Herausgeberidentität ist der für diese Richtlinie verantwortliche Entwickler.

Die separate Richtlinie für die ronic.ai Website finden Sie unter ronic.ai Datenschutzrichtlinie.