Ronic · Kliniken — KI-Empfang für Praxen und Dienstleister
Jeder Anruf angenommen. Jeder Stuhl besetzt.
Ronic setzt eine KI-Empfangskraft an Ihr Telefon, auf WhatsApp und Ihre Website. Sie bucht, verschiebt, erinnert und reaktiviert Patienten rund um die Uhr, während Ihr Team über eine zentrale Ansicht die volle Kontrolle behält.
Smile Dental Clinic
Vier Eingänge. Ein Gehirn dahinter.
Telefon, WhatsApp, Web-Chat und Ihr Empfang sprechen alle mit demselben System – gleicher Kalender, gleiche Patientenakten, gleiche Regeln. Ein Patient kann am Telefon beginnen und auf WhatsApp abschließen, ohne ein Wort zu wiederholen.
Anrufe
Ein natürlich klingender KI-Empfang beantwortet jeden eingehenden Anruf – Tag, Nacht, Mittagspause, Feiertage. Er bucht, verschiebt, beantwortet Fragen und übergibt nahtlos.
Live · eingehend + ausgehendEin vollwertiger Concierge auf der Nummer, an die Ihre Patienten ohnehin schreiben. Buchungen, Bestätigungen, Erinnerungen, Wartelistenangebote und Reaktivierungen – alles im Dialog, alles mit Einwilligung.
Live · DialogWeb-Chat & Sprach-Widget
Ein Widget für Ihre Website, das spricht – per Text oder Stimme – und direkt in denselben Kalender bucht. Aus Besuchern werden Termine, bevor sie überhaupt zum Telefon greifen.
Live · einbettbarEmpfang & Team
Ihr Team erhält eine Live-Tagesansicht, Tools für Laufkundschaft, Aufgabenlisten und 1-Klick-Aktionen. Alles, was die KI tut, ist sichtbar, nachvollziehbar und kann jederzeit manuell überschrieben werden.
Live · rollenbasiertEin Tag im Leben einer Klinik, die nichts verpasst.
Sechs Momente, in denen normalerweise Umsatz verloren geht – und was Ronic in jedem davon tut. Jeder Ablauf unten ist heute live im Einsatz.
Der Anruf um 9:47 PM
Ihre Klinik hat vor zwei Stunden geschlossen. Eine Stammpatientin möchte am Donnerstagabend kommen. Niemand verliert den Schlaf – und niemand verliert die Buchung.
Die KI antwortet sofort im Ton Ihrer Klinik – individuell konfiguriert, kein generisches Bot-Skript.
Anruferin anhand der Nummer erkannt. Name, Historie und Präferenzen werden automatisch ausgefüllt – Priya muss ihren Namen nie wieder buchstabieren.
Wunschtermin schon vergeben? Das System erkennt die Überschneidung in Echtzeit und bietet die nächsten freien Alternativen an.
Im Handumdrehen gebucht – gleichzeitig im Kalender und in der Patientenakte eingetragen. Die WhatsApp-Bestätigung wird verschickt, noch bevor sie auflegt.
Ein Telefon, die ganze Familie
In den meisten Haushalten bucht eine Nummer für alle – Mutter, Kinder, Opa. Ronic bildet das natürlich ab, statt alle in einen einzigen Datensatz zu pressen.
Anita schreibt, um eine Kontrolluntersuchung „für meinen Sohn Aarav“ zu buchen. Die KI fragt einmal und merkt es sich für immer.
Jedes Familienmitglied bekommt eine eigene Akte unter der gemeinsamen Nummer – eigene Historie, eigene Reaktivierungen, eigene Erinnerungen.
Wenn Anita das nächste Mal anruft, fragt die KI „Für Sie oder für Aarav?“ – und bucht jedes Mal für die richtige Person.
Wenn Aarav 18 wird und eine eigene Nummer bekommt, überträgt das Team ihn in ein eigenes Konto – mit vollständiger Historie.
Die Absage, die sich selbst neu besetzt
Eine Absage um 4 PM bedeutete früher einen leeren Stuhl und Umsatzausfall. Jetzt übernimmt die Warteliste – in Sekunden, persönlich.
Rohan sagt seinen Termin um 4 PM über WhatsApp ab. Absage sofort verarbeitet, Kalender freigegeben.
Das System prüft die Warteliste für diese Leistung und diesen Behandler – und findet Meera, die seit Montag wartet.
Meera bekommt ein persönliches Angebot: „Ein Termin um 4 PM bei Dr. Mehta ist gerade frei geworden – möchten Sie ihn?“
Eine Antwort und der Stuhl ist wieder besetzt. Keine Zeit verschwendet, kein Umsatz verloren.
Der verpasste Termin, der zurückkam
Verpasste Termine und überfällige Patienten sind das größte stille Leck in jeder Praxis. Ronic übernimmt Rückhol- und Erinnerungsschleifen automatisch – höflich, hartnäckig, pro Person.
Das Team tippt beim Termin auf „Nicht erschienen“ – ein Klick, und der Rückholprozess startet.
Der Patient erhält eine freundliche Nachricht zur Umbuchung mit freien Terminen. Keine Antwort? Der Fall geht an das Team zur Nachverfolgung.
Unabhängig davon kann jeder abgeschlossene Besuch eine Erinnerung auslösen – z. B. Zahnreinigung alle 180 Tage – pro Person, nicht pro Telefon.
Wenn die Erinnerung ansteht, meldet sich die KI und bucht den nächsten Termin ganz natürlich im Chat. Ihr Kalender bleibt auf Autopilot voll.
Dienstag, 9 AM am Empfang
Ein Patient ohne Termin kommt an einem ausgebuchten Vormittag. Ihr Team muss nicht raten – das System weiß genau, wie viel Spielraum der Tag noch hat.
Der Empfang öffnet die Spontan-Auswahl – sie zeigt die echte Kapazität pro Behandler in Echtzeit, keinen starren Kalender.
Tag voll? Die zweistufige Überbuchung greift: ein weicher Puffer, den das Team frei nutzen kann, und ein hartes Limit, das den Terminplan schützt.
Überbuchte Patienten landen auf einer Nachrückerliste – wird durch eine Absage ein echter Termin frei, rücken sie automatisch nach.
Mit einem Klick auf Abgeschlossen / Nicht erschienen wird jeder Besuch beendet – und löst im Hintergrund Erinnerungen, Rückholungen und Ihre KPI-Übersicht aus.
Das Telefon klingelt – ausgehend
Ronic nimmt nicht nur Anfragen entgegen. Es generiert sie: KI-gesteuerte ausgehende Anrufe und Kampagnen, die Interessenten und inaktive Patienten abtelefonieren wie ein unermüdlicher Mitarbeiter.
Fortlaufende Anrufkampagnen telefonieren eine Liste in gesteuerten Wellen ab – jeder angenommene Anruf wird von der KI geführt, qualifiziert und dokumentiert.
Jeder Anruf wird nach dem Auflegen analysiert – Ergebnis, Stimmung, nächste Aktion – und in der Patienten- oder Interessentenakte gespeichert.
Nahtlose Übergabe, wenn es darauf ankommt: Ein KI-vorbereiteter Verbindungsanruf leitet den Interessenten mit vollem Kontext an Ihr Team weiter.
Funktioniert anbieterübergreifend – Exotel, Twilio, Tata Smartflo – und passt sich Ihrer bestehenden Telefonie an, nicht umgekehrt.
Recall-Lauf — Juni
Fünfundzwanzig Funktionen. Kein neues Personal.
Alles Folgende ist bereits live und in echten Praxen im Einsatz – keine Roadmap-Folie.
KI-Stimme & Buchung
- 24/7 KI-Empfang mit der eigenen Persönlichkeit und Tonalität Ihrer Praxis
- Ein intelligenter Buchungsablauf – buchen, verschieben, absagen, Warteliste in einem einzigen Gespräch
- Automatische Anrufererkennung – wiederkehrende Patienten werden an der Nummer erkannt
- Live-Konfliktlösung – Überschneidungen werden in Echtzeit erkannt, Alternativen angeboten
- Anrufanalyse – Ergebnis, Zusammenfassung und nächste Aktion für jeden Anruf
Patienten & Familien
- Haushaltsmitglieder – ein Telefon für mehrere Familienmitglieder, sauber getrennt
- Persönliche Historie – Besuche, Recalls und Erinnerungen pro Person
- „Für wen?“-Abfrage – KI bucht automatisch für die richtige Person
- Eigenes Konto – Familienmitglied hochstufen, Historie bleibt intakt
- Einheitliche Identität – derselbe Patient über Telefon, WhatsApp und Website
Terminablauf
- Laufkundschaft verwalten mit echter Kapazität in Echtzeit
- Zweistufige Überbuchung – weicher Puffer + hartes Limit
- Nachrücker-Liste – überbuchte Patienten rücken automatisch nach, wenn Termine frei werden
- Erledigt / Nicht erschienen mit einem Klick schließt jeden Besuch ab
- Behandler- & Leistungskatalog synchronisiert mit dem Live-Kalender
Kundenbindung
- Erinnerungen & Bestätigungen – 24h- und 2h-Takt, mit Zustimmung
- Ausfall-Rückgewinnung – freundliche Umbuchung, dann Weitergabe ans Team
- Intelligente Warteliste mit personalisierten Terminangeboten
- Wiedervorstellung – anpassbarer Takt je Leistung (z. B. 180 Tage für Reinigung)
- Ausgehende KI-Kampagnen – rollierende Anrufwellen für Interessenten und inaktive Patienten
Team & Betrieb
- Rollenbasierte Ansichten – Team sieht eigene Termine, Leitung die Filiale, Inhaber sehen alles
- Morgen-Briefing – heutige Termine, fällige Wiedervorstellungen, Ausfall-Liste
- Aufgabenlisten fürs Team – jede KI-Weitergabe wird zur klaren, zugewiesenen Aufgabe
- KPI-Übersicht – Annahmequote, Ausfallquote, Umbuchungsquote, Wiedervorstellungs-Erfolg
- Lückenloses Protokoll – jede KI-Aktion ist sichtbar und überschreibbar
Vertrauen, Finanzen & Passung
- Anzahlungen bei Buchung und Erfassung von Ausfallgebühren
- Nachrichten nur mit Zustimmung – Abmeldungen werden überall automatisch durchgesetzt
- Aufnahmefragen – Zahlungsart (Selbstzahler / Kasse / Firma) wird vorab erfasst
- Freie Telefonie-Wahl – Exotel, Twilio oder Tata Smartflo
- Mehrere Standorte, mandantenfähig – jede Klinik isoliert, in Minuten eingerichtet
Jeder sieht genau das, was er soll.
Zugriff wird auf Datenebene nach Rolle geregelt – nicht nur in der Oberfläche versteckt. Ein Mitarbeiter kann die Termine eines anderen schlichtweg nicht abfragen. Inhaber sehen alles, auch was die KI getan hat und warum.
Inhaber
Jeder Standort, jeder Behandler, jedes Gespräch und jede KPI – plus lückenloses KI-Protokoll.
Filialleitung
Kalender der eigenen Filiale, Teamleistung, Weitergaben und das tägliche Briefing.
Mitarbeiter / Empfang
Eigene Termine und zugewiesene Aufgaben. Klar, fokussiert, sonst nichts.
Zahlen, die das Geschäft bewegen, jeden Morgen geliefert.
Beispielzahlen – Ihr Bericht zeigt die echten Zahlen Ihrer Klinik.
Ein System. Fünf Schritte, jedes Mal.
Ob der Patient anruft, schreibt oder vorbeikommt, es greift derselbe Ablauf – so bleibt alles einheitlich und jede Aktion landet in der Patientenakte.
Patient meldet sich
Anruf, WhatsApp, Web-Chat oder persönlich – jeder Weg, zu jeder Zeit.
Person wird erkannt
Nummer → Person → Familie. Historie, Einwilligungen und Wünsche werden sofort geladen.
KI-System entscheidet
Live-Verfügbarkeit, Klinikregeln, Kapazitätsgrenzen und Einwilligung – alles in einem Schritt geprüft.
Kalender + Akte aktualisiert
Die Buchung landet im selben Moment im Kalender und in der Patientenakte.
Prozesse laufen weiter
Bestätigungen, Erinnerungen, Wiedervorstellungen, Rückgewinnung – genau dann geplant, wenn sie nötig sind.
Einwilligung zuerst
Jede Nachricht prüft vor dem Senden die Einwilligung. Abmeldungen werden vom System umgesetzt, nicht vom Gedächtnis des Teams.
Datenschutz von Grund auf
Patientennamen werden in den gespeicherten Kalenderdaten unkenntlich gemacht. Die Daten jeder Klinik liegen in vollständig isolierten Speichern.
Lückenlos nachvollziehbar
Jede KI-Buchung, Nachricht und Entscheidung wird mit Begründung protokolliert – und kann von Ihrem Team jederzeit überprüft werden.
Sie behalten die Kontrolle
Ihr Team kann jederzeit in Gespräche eingreifen, jede Buchung überschreiben und genau festlegen, welche Rechte die KI hat – für jede Klinik einzeln.
Verlieren Sie keine Patienten mehr durch ein Besetztzeichen.
Erleben Sie die Abläufe Ihrer eigenen Klinik live – Ihre Leistungen, Ihr Team, Ihre Telefonnummer – in einer geführten 30-Minuten-Demo.