Ronic · Klinikat — AI-vastaanotto klinikoille ja ajanvarausyrityksille
Jokainen puhelu vastattu. Jokainen tuoli täynnä.
Ronic tuo AI-vastaanottajan puhelimeen, WhatsAppiin ja verkkosivustolle. Se tekee ja siirtää varauksia, muistuttaa ja kutsuu potilaita vuorokauden ympäri, samalla kun tiimisi pitää langat käsissään yhdestä näkymästä.
Smile Dental Clinic
Neljä ovea sisään. Yhdet aivot niiden takana.
Puhelin, WhatsApp, verkkosivuston chat ja vastaanotto keskustelevat kaikki saman moottorin kanssa – sama kalenteri, samat potilastiedot, samat säännöt. Potilas voi aloittaa puhelimessa ja lopettaa WhatsAppissa toistamatta sanaakaan.
Puhelut
Luonnollisen kuuloinen AI-vastaanottaja vastaa jokaiseen saapuvaan puheluun – päivällä, yöllä, lounastauolla ja juhlapyhinä. Se tekee ja siirtää varauksia, vastaa kysymyksiin ja siirtää puhelun sujuvasti ihmiselle.
Live · saapuvat + lähtevätTäysi kaksisuuntainen asiakaspalvelu numerossa, johon potilaat jo viestittävät. Ajanvaraukset, vahvistukset, muistutukset, jonotuslistatarjoukset ja uusintakutsut – kaikki keskustellen ja suostumuksella.
Live · kaksisuuntainenWeb-chat ja puhe-widget
Verkkosivustolle upotettava widget, joka puhuu – tekstillä tai äänellä – ja tekee varaukset suoraan samaan kalenteriin. Vierailijoista tulee asiakkaita jo ennen kuin he tarttuvat puhelimeen.
Live · upotettavaVastaanotto ja tiimi
Henkilökunta saa reaaliaikaisen päivänäkymän, walk-in-työkalut, tehtäväjonot ja yhden klikkauksen toiminnot. Kaikki tekoälyn tekemä on näkyvissä, tarkistettavissa ja ihmisen muutettavissa.
Live · roolipohjainenPäivä klinikan arjessa, jossa mikään ei mene ohi.
Kuusi hetkeä, joissa liikevaihtoa yleensä vuotaa – ja miten Ronic hoitaa ne. Jokainen alla oleva työnkulku on jo tuotannossa.
Puhelu 9:47 PM
Klinikkasi sulkeutui kaksi tuntia sitten. Palaava potilas haluaa ajan torstai-illalle. Kukaan ei menetä yöuniaan – eikä kukaan menetä ajanvarausta.
Tekoäly vastaa välittömästi klinikkasi äänellä ja sävyllä – klinikkakohtaisesti räätälöitynä, ei geneerisenä bottina.
Soittaja tunnistetaan numeron perusteella. Nimi, historia ja mieltymykset täyttyvät automaattisesti – Priyan ei tarvitse enää koskaan tavata nimeään.
Onko pyydetty aika jo varattu? Moottori havaitsee päällekkäisyyden reaaliajassa ja tarjoaa lähimpiä vapaita vaihtoehtoja.
Varattu hetkessä – kirjattu kalenteriin ja potilastietoihin samanaikaisesti, vahvistus lähetetty WhatsAppissa ennen kuin hän sulkee puhelimen.
Yksi puhelin, koko perhe
Useimmissa perheissä yhdellä numerolla varataan ajat kaikille – äidille, lapsille ja vaarille. Ronic ymmärtää tämän luonnostaan, eikä sotke kaikkia samaan asiakaskorttiin.
Anita varaa viestillä tarkastuksen ”pojalleni Aaraville”. Tekoäly kysyy kerran ja muistaa sen aina.
Jokainen perheenjäsen saa oman asiakaskortin saman puhelinnumeron alle – oman käyntihistorian, omat kutsut ja muistutukset.
Seuraavan kerran kun Anita soittaa, tekoäly kysyy ”sinulle vai Aaraville?” – ja varaa ajan aina oikealle henkilölle.
Kun Aarav täyttää 18 ja saa oman numeron, henkilökunta siirtää hänet omalle tilille – ja koko historia siirtyy mukana.
Peruutus, joka täytti itse itsensä
4 PM -peruutus tarkoitti ennen tyhjää tuolia ja menetettyjä tuloja. Nyt jonotuslistamoottori ryhtyy töihin – sekunneissa ja nimellä kutsuen.
Rohan peruu 4 PM -aikansa WhatsAppissa. Peruutus käsitellään heti, ja kalenteri vapautuu.
Moottori tarkistaa kyseisen palvelun ja tekijän jonotuslistan – ja löytää Meeran, joka on odottanut maanantaista asti.
Meera saa henkilökohtaisen, nimellä varustetun tarjouksen: ”4 PM -aika vapautui juuri tohtori Mehtalle – otatko sen?”
Yksi vastaus ja tuoli on taas varattu. Henkilökunnan aikaa ei kulu, eikä tuloja menetetä.
Saapumatta jättänyt, joka palasi
Saapumatta jättämiset ja viivästyneet potilaat ovat klinikan huomaamattomin vuoto. Ronic hoitaa palautus- ja kutsukierrokset automaattisesti – kohteliaasti, sinnikkäästi ja henkilökohtaisesti.
Henkilökunta napauttaa ajanvarauksesta ”Ei saapunut” – yksi klikkaus, ja palautusprosessi alkaa.
Asiakas saa lämminhenkisen viestin ja vapaat ajat uutta varausta varten. Ei vastausta? Asia siirtyy henkilökunnan seurantalistalle.
Lisäksi jokainen toteutunut käynti voi ajastaa palvelukutsun – esim. puhdistus 180 päivän välein – henkilökohtaisesti, ei puhelinkohtaisesti.
Kun kutsun aika koittaa, tekoäly ottaa yhteyttä ja varaa uuden ajan keskustelemalla. Kalenterisi pysyy täytenä kuin itsestään.
Tiistai, 9 AM vastaanotossa
Asiakas saapuu ilman ajanvarausta täyteen varattuna aamuna. Tiimisi ei arvaile – järjestelmä tietää tarkalleen, kuinka paljon päivässä on oikeasti joustoa.
Vastaanotto avaa pikakäyntivalitsimen — se näyttää todellisen reaaliaikaisen kapasiteetin työntekijöittäin, ei vanhentunutta kalenteria.
Päivä täynnä? Kaksitasoinen ylivaraus astuu kuvaan: joustava puskuri, jota henkilökunta voi käyttää vapaasti, ja ehdoton raja, joka suojaa aikataulua.
Ylivaratut potilaat päätyvät varasijalistalle — jos peruutus vapauttaa oikean ajan, heidät siirretään siihen automaattisesti.
Yhden painalluksen Valmis / Ei saapunut -painikkeet päättävät jokaisen käynnin — ja käynnistävät taustalla kutsut, palautukset ja KPI-koosteen.
Puhelin soi — ulospäin
Ronic ei vain vastaa kysyntään. Se luo sitä: tekoälyohjatut soittokampanjat käyvät läpi liidilistoja ja passiivisia potilaita kuin väsymätön soittaja.
Porrastetut soittokampanjat käyvät listan läpi hallituissa aalloissa — tekoäly hoitaa, karsii ja kirjaa jokaisen vastatun puhelun.
Jokainen puhelu analysoidaan sen päätyttyä — lopputulos, sävy, seuraava vaihe — ja kirjataan takaisin potilaan tai liidin tietoihin.
Sujuva siirto silloin kun sillä on väliä: tekoälyn alustama yhdistämispuhelu siirtää asiakkaan henkilökunnallesi niin, että taustatiedot on jo välitetty.
Toimii eri operaattoreilla — Exotel, Twilio, Tata Smartflo — joten se mukautuu nykyiseen puhelinjärjestelmääsi, eikä toisinpäin.
Kutsukierros — kesäkuu
Kaksikymmentäviisi ominaisuutta. Nolla uutta työntekijää.
Kaikki alla oleva on jo käytössä klinikoilla tänään — nämä eivät ole vain suunnitelmia.
AI-ääni ja ajanvaraus
- 24/7 AI-vastaanottovirkailija klinikkasi omalla persoonalla ja sävyllä
- Yksi älykäs varauskulku — varaa, siirrä, peruuta ja jonota yhdessä keskustelussa
- Soittajan tietojen esitäyttö — palaavat potilaat tunnistetaan numeron perusteella
- Reaaliaikainen ristiriitojen hallinta — päällekkäisyydet huomataan heti ja vaihtoehtoja tarjotaan
- Puhelun jälkeinen analyysi — tulos, yhteenveto ja seuraava vaihe jokaisesta puhelusta
Potilaat ja perheet
- Perheenjäsenet — yksi puhelin palvelee useita perheenjäseniä selkeästi
- Henkilökohtainen historia — käynnit, kutsut ja muistutukset yksilöittäin
- "Kenelle?"-ketju — tekoäly tekee ajanvarauksen oikealle henkilölle automaattisesti
- Oma tili — siirrä perheenjäsen omalle tililleen, historia säilyy
- Yhtenäinen profiili — sama potilas puhelimessa, WhatsAppissa ja verkossa
Ajanvarauksen elinkaari
- Pikakäyntien hallinta todellisella reaaliaikaisella kapasiteetilla
- Kaksitasoinen ylivaraus — joustava puskuri ja ehdoton raja
- Varasijalista — ylivaratut potilaat nousevat automaattisesti vapautuville ajoille
- Yhdellä painalluksella Valmis / Ei saapunut päättää jokaisen käynnin
- Asiantuntija- ja palveluluettelo synkronoituna reaaliaikaiseen kalenteriin
Asiakaspito
- Muistutukset ja vahvistukset — 24 ja 2 tunnin rytmi, suostumukseen perustuen
- Peruuttamattomien aikojen hoito — ystävällinen uudelleenvaraus, sitten siirto henkilökunnalle
- Älykäs jonotuslista ja henkilökohtaiset aikatarjoukset
- Kutsut uuteen hoitoon — säädettävä aikaväli hoidon mukaan (esim. puhdistus 180 päivän välein)
- Tekoälyn soittokampanjat — jatkuvat soittokierrokset liideille ja passiivisille asiakkaille
Tiimi ja toiminta
- Roolikohtaiset näkymät — työntekijät näkevät omat aikansa, esihenkilöt toimipisteen, omistajat kaiken
- Aamukatsaus — päivän ajanvaraukset, ajankohtaiset kutsut, peruutusten paikkaukset
- Henkilökunnan tehtäväjonot — jokainen tekoälyn siirtämä asia on selkeä, nimetty tehtävä
- KPI-kooste — vastausprosentti, peruuttamattomat ajat, uudelleenvaraukset, kutsujen tuotto
- Täysi tarkastusketju — jokainen tekoälyn toimenpide on näkyvissä ja muutettavissa
Luottamus, raha ja sopivuus
- Varausmaksut ja peruuttamattomien aikojen maksujen seuranta
- Suostumukseen perustuva viestintä — kiellot huomioidaan kaikkialla, automaattisesti
- Esitiedot — maksajan tyyppi (itse / vakuutus / yritys) selvitetään etukäteen
- Vapaus valita puhelinoperaattori — Exotel, Twilio tai Tata Smartflo
- Useita toimipisteitä ja asiakkaita — jokainen klinikka on eristetty ja käyttövalmis minuuteissa
Jokainen näkee juuri sen, mitä pitääkin.
Pääsyoikeudet on rajattu roolin mukaan datatasolla — ei vain piilotettu käyttöliittymässä. Työntekijä ei yksinkertaisesti voi nähdä toisen työntekijän varauksia. Omistajat näkevät kaiken, myös sen, mitä tekoäly teki ja miksi.
Omistaja
Jokainen toimipiste, jokainen asiantuntija, jokainen keskustelu ja KPI — sekä tekoälyn täysi tarkastusketju.
Toimipisteen vetäjä
Oman toimipisteen kalenteri, tiimin tulokset, tehtäväjonot ja päivittäinen kooste.
Työntekijä / vastaanotto
Omat ajanvaraukset ja tehtävät. Selkeää ja ytimekästä, ei muuta.
Liiketoimintaa ohjaavat luvut, joka aamu toimitettuna.
Esimerkkilukuja — oma koosteesi näyttää klinikkasi todelliset luvut.
Yksi moottori. Viisi vaihetta, joka kerta.
Soittipa potilas, laittoi viestiä tai käveli ovesta sisään, sama prosessi käynnistyy — toiminta on johdonmukaista ja jokainen tapahtuma tallentuu rekisteriin.
Potilas ottaa yhteyttä
Puhelu, WhatsApp, verkkosivuston chat tai käynti paikan päällä — mikä tahansa kanava, mihin aikaan tahansa.
Henkilöllisyys selviää
Numero → henkilö → perhe. Historia, suostumukset ja mieltymykset latautuvat välittömästi.
Tekoälymoottori päättää
Reaaliaikainen saatavuus, klinikan säännöt, kapasiteettirajat ja suostumukset — kaikki punnitaan kerralla.
Kalenterin ja tietojen päivitys
Ajanvaraus siirtyy kalenteriin ja potilastietoihin samalla hetkellä.
Prosessit pyörivät taustalla
Vahvistukset, muistutukset, kutsut ja paikkaukset — ajastetaan juuri silloin kun niitä tarvitaan.
Suostumus edellä
Jokainen viesti tarkistaa suostumuksen ennen lähetystä. Moottori huolehtii kielloista, ei henkilökunnan muisti.
Sisäänrakennettu tietosuoja
Potilaiden nimet on häivytetty kalenteridatassa; jokaisen klinikan tiedot säilytetään täysin eristetyssä tallennustilassa.
Täysin jäljitettävissä
Jokainen tekoälyn tekemä ajanvaraus, viesti ja päätös kirjataan perusteluineen – tiimisi voi tarkistaa ne milloin tahansa.
Ihminen ohjaksissa
Henkilökunta voi puuttua mihin tahansa keskusteluun, ohittaa minkä tahansa ajanvarauksen ja rajata tarkasti tekoälyn valtuudet – klinikkakohtaisesti.
Älä enää menetä potilaita varatulle linjalle.
Näe oman klinikkasi prosessit livenä – omat palvelusi, asiantuntijasi ja puhelinnumerosi – ohjatussa 30 minuutin demossa.