Tietosuojaseloste

Tässä käytännössä kerrotaan, miten Androidin ja iOS:n Ronic Communicate (paketti- ja nipputunniste ai.ronic.chat) käsittelee tietoja, kun yhdistät Ronic CRM -työtilaan. Siinä kerrotaan myös vaihtoehdoistasi ja siitä, miten voit pyytää tietojen poistamista.

Ronic Communicate on yritysten viesti- ja puhelusovellus olemassa olevien Ronic-työtilojen henkilöstölle. Organisaatiosi luo ja hallinnoi työtilasi käyttöoikeuksia. Sovelluksessa ei voi luoda tiliä tai tehdä ostoksia.

Kuka on vastuussa

Ronic Communicate -sovelluskauppalistauksessa mainittu kehittäjä julkaisee sovelluksen Ronic-nimellä. Ronic ylläpitää sovellusta ja sen tukipalveluita. Yhdistettyä työtilaasi hallinnoiva organisaatio määrittää, ketkä työntekijät voivat käyttää sen yrityksen tietoja ja miten näitä tietoja käytetään. Ota yhteyttä osoitteeseen sumeet@ronic.ai tietosuojakysymyksissä tai työtilasi järjestelmänvalvojaan organisaatiokohtaisissa käytännöissä.

Sovelluksen käsittelemät tiedot

• Tili- ja työtilatiedot: työntekijöiden ja työtilan tunnisteet, nimet, sisäänkirjautumiseen käytetyt puhelinnumerot, työtilan antamat profiilitiedot, pariliitostiedot, laitteen tunnistetiedot ja käyttöoikeudet.
• Yritysviestintä: viestit, vastaukset, sisäiset muistiinpanot, reaktiot, toimitus- ja lukukuittaukset, keskusteluasetukset sekä valokuvat, videot, ääniviestit ja asiakirjat, jotka päätät lähettää tai vastaanottaa työtilasi kautta.
• CRM-tiedot: asiakkaiden nimet ja yhteystiedot, liiditiedot, vaiheet ja aktiviteetit, joita työtilasi valtuuttaa sinut tarkastelemaan tai päivittämään.
• Puhelut: mikrofoniääni, kun tallennat ääniviestin tai osallistut puheluun, puhelun osallistujat ja tila, puheluhistoria sekä työtilan puhelupalveluiden tarjoamat puhelujen litteroinnit tai tallenteet. AI-puheluominaisuudet voivat näyttää litterointeja, antaa sinun kuunnella tai ottaa puhelun haltuun sekä siirtää puhelun.
• Laite- ja palvelutiedot: sovelluksen luoma laitetunniste, käyttöjärjestelmän ja sovelluksen versio, ilmoitusten rekisteröintitunnukset, verkkoyhteyden tiedot sekä tekniset tiedot, joita tarvitaan todennukseen, synkronointiin, tietoturvaan ja puhelujen välittämiseen.
• Tukitiedot: kaikki tukeen lähettämäsi tiedot. Ilmoita ongelmasta -toiminto valmistelee vianmääritysraportin puhelimellasi ja avaa järjestelmän jakovalikon; se ei lähetä raporttia automaattisesti. Vianmääritystapahtumat suodatetaan viestien runkojen, puhelinnumerojen ja sähköpostiosoitteiden poistamiseksi.

Sovellus ei lue puhelimesi osoitekirjaa, järjestelmän tekstiviestikansiota, järjestelmän puhelulokia tai laitteen tarkkaa tai likimääräistä sijaintia. CRM-yhteystiedot ja viestit tulevat työtilasta, eivät näistä puhelimen tietokannoista. Sovellus ei sisällä kolmannen osapuolen mainoksia eikä käytä mainostunnistetta.

Käyttöoikeudet ja valintasi

• Kamera: käytetään, kun skannaat työtilan pariliitos-QR-koodin tai kuvaat mediaa lähetettäväksi. QR-koodin skannaaminen ei lataa valokuvaa koodista palvelimelle.
• Mikrofoni: käytetään ääniviesteihin ja puheluihin, kun valitset nämä ominaisuudet. Vain kuuntelu -tilassa oleva AI-puhelun seuranta ei välitä mikrofonisi ääntä.
• Valokuvat ja asiakirjat: valitaan järjestelmän valintaikkunan kautta. Sovellus pääsee käsiksi vain valitsemiisi kohteisiin sen sijaan, että se pyytäisi pääsyä koko kuvakirjastoosi.
• Ilmoitukset ja saapuvien puheluiden näyttäminen: käytetään ilmoittamaan työtilan viesteistä ja puheluista. Voit hallita ilmoitusten käyttöoikeuksia ja asetuksia sovelluksen ja laitteen asetuksista.
• Taustaääni ja etualan palvelut: pitävät käyttäjän aloittaman puhelun tai äänentoiston käynnissä ja näyttävät saapuvat puhelut käyttöjärjestelmän puhelunäkymässä.
• Biometrinen todennus: jos otat sovelluslukon käyttöön, käyttöjärjestelmä todentaa sinut. Sovellus ei vastaanota sormenjälkeäsi tai kasvomalliasi.

Voit peruuttaa valinnaiset käyttöoikeudet laitteen asetuksista. Ominaisuudet, jotka vaativat näitä oikeuksia, eivät tällöin ole käytettävissä. Voit kirjautua ulos tai pyytää järjestelmänvalvojaa peruuttamaan linkitetyn laitteen käyttöoikeuden.

Miten tietoja käytetään ja jaetaan

Käytämme tietoja henkilökunnan todentamiseen, työtilan käyttöoikeuksien valvomiseen, keskustelujen näyttämiseen ja synkronoimiseen, viestien ja valitun median lähettämiseen, puheluominaisuuksien ylläpitämiseen, ilmoitusten toimittamiseen, offline-käytön tukemiseen, ongelmien selvittämiseen ja palvelun suojaamiseen. Emme myy henkilötietoja emmekä käytä niitä kohdennettuun mainontaan.

• Organisaatiosi ja viestinnän vastaanottajat: valtuutetut työtilan käyttäjät pääsevät tietoihin käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Viestit, media ja puheluääni toimitetaan vastaanottajille, joihin otat yhteyttä.
• Palveluntarjoajat: hosting-, tallennustila-, tietoturva-, ilmoitus-, viesti-, puhelu-, litterointi- ja AI-palveluntarjoajat käsittelevät tietoja, joita organisaatiosi käyttöön ottamien ominaisuuksien toimittaminen edellyttää. Näihin kuuluvat Google Firebase Cloud Messaging Androidilla ja Apple Push Notification service iOS:llä. Viesti- ja puhelupalveluiden tarjoajat määräytyvät työtilaan yhdistettyjen palveluiden mukaan.
• Käyttäjälähtöinen jakaminen: asiakirjan vieminen tai vianmääritysraportin jakaminen siirtää valitsemasi tiedot valitsemaasi sovellukseen tai vastaanottajalle.
• Oikeudelliset ja turvallisuussyyt: tietoja voidaan luovuttaa, jos laki sitä edellyttää tai jos se on kohtuudella tarpeen väärinkäytösten tutkimiseksi, käyttäjien ja palvelun suojaamiseksi tai laillisten oikeuksien puolustamiseksi.

Organisaatiosi yhdistämät AI- ja viestintäpalvelut saattavat käsitellä viestejä ja puhelutietoja. Tämä on työtilan viestintäjärjestelmä; se ei ole lupaus päästä päähän -salauksesta, joka estäisi organisaatiotasi tai sen palveluntarjoajia pääsemästä käsiksi yrityksen tietoihin. Organisaatiosi vastaa viestintään, puheluiden tallentamiseen, litterointiin ja AI:n käyttöön liittyvistä vaadituista ilmoituksista ja suostumuksista.

Tallennus, tietoturva ja säilytys

Sovellus käyttää todennettuja yhteyksiä ja HTTPS/TLS:ää viestiessään Ronic-palveluiden kanssa. Paikalliset viestit ja CRM-tiedot tallennetaan salattuun tietokantaan, jonka avain on suojattu laitteen suojatussa tallennustilassa. Media tallennetaan välimuistiin sovelluksen hallitsemaan tallennustilaan. Pääsy tietoihin riippuu myös organisaatiosi käyttöoikeuksista ja laitteesi tietoturvasta.

Paikalliset säilytys- ja välimuistiasetukset rajoittavat sitä, mitä puhelimeen jää. Uloskirjautuminen tai laitteen käyttöoikeuden peruuttaminen poistaa tilin paikalliset tunnistetiedot, tietokannan avaimen ja sovelluksen hallinnoimat tilitiedot. Tiedostot, jotka viet tarkoituksella toiseen sijaintiin, ovat kyseisen sijainnin hallinnassa. Sovelluksen poistaminen tai sen paikallisten tietojen tyhjentäminen ei poista työtilan palvelintietoja tai vastaanottajilla olevia kopioita.

Työtilan tiedot säilytetään organisaation asetusten, palveluvaatimusten ja sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti. Tietoja voidaan säilyttää rajoitetusti, jos se on tarpeen tietoturvan, lain noudattamisen, riitojen ratkaisemisen tai varmuuskopioiden palauttamisen vuoksi. Minkään tiedonsiirto- tai tallennusjärjestelmän täydellistä turvallisuutta ei voida taata.

Pyydä tilin tai tietojen poistamista

Jos haluat pyytää Ronic Communicate -tilisi käyttöoikeuden tai henkilötietojesi poistamista, ota yhteyttä työtilasi järjestelmänvalvojaan tai lähetä sähköpostia osoitteeseen sumeet@ronic.ai otsikolla Ronic Communicate -tietojen poistaminen. Ilmoita työtilasi nimi, käyttöoikeuteesi liitetty puhelinnumero tai sähköpostiosoite sekä se, haluatko poistaa tilin käyttöoikeuden, tietyt tiedot vai molemmat. Älä lähetä pyynnön mukana salasanoja, kirjautumiskoodeja, laitteen tunnistetietoja, viestivientejä tai puhelutallenteita.

Saatamme todentaa henkilöllisyytesi ja valtuutesi sekä toimia yhteistyössä työtilan tietoja hallinnoivan organisaation kanssa. Pyyntö voi koskea henkilökuntaprofiiliasi, laitteidesi rekisteröintejä ja niihin liittyviä henkilötietoja. Organisaation voi olla tarpeen säilyttää liiketoimintatietoja, eikä vastaanottajien kopioita voi poistaa poistamalla tätä sovellusta. Kerromme mahdollisista säilytysrajoituksista vastatessamme pyyntöön.

Voit myös pyytää pääsyä tietoihin, niiden oikaisemista tai muiden sinuun sovellettavan lain mukaisten tietosuojaoikeuksien toteuttamista. Kirjautumalla ulos sovelluksesta poistat sen paikalliset tilitiedot; tietojen poistaminen palvelimelta edellyttää tässä kuvattua erillistä pyyntöä.

Kansainvälinen käsittely ja lapset

Ronic, organisaatiosi ja palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja muualla kuin kotimaassasi. Ronic Communicate on tarkoitettu aikuisille yrityskäyttäjille, eikä sitä ole suunnattu alle 18-vuotiaille. Ota meihin yhteyttä, jos epäilet, että lapsen tietoja on annettu sovelluksen kautta.

Muutokset ja yhteystiedot

Voimme päivittää tätä käytäntöä sovelluksen tai sen palveluiden muuttuessa. Yllä oleva päivämäärä kertoo nykyisen version. Tietosuojaan, tukeen ja tietojen poistamiseen liittyvät tiedustelut voi lähettää osoitteeseen sumeet@ronic.ai. Erillinen verkkosivuston käytäntö on luettavissa osoitteessa ronic.ai:n tietosuojakäytäntö.